Updates

Waarom een gespreksopname niet automatisch leidt tot een juridisch houdbare Wmo-beschikking.

De laatste tijd zien we een nieuwe trend bij gemeenten: het idee om een keukentafelgesprek (Wmo) integraal op te nemen, de opname door AI, maar feitelijk een Large Language Model (LLM) te laten analyseren en daar direct een beschikking uit te laten rollen.

Hoewel het aantrekkelijk klinkt – snel, goedkoop, weinig handmatig werk – is dit in de praktijk een vals gevoel van efficiëntie. Een gespreksopname is zelden lineair of volledig relevant voor de juridische toets die aan een Wmo-beschikking ten grondslag ligt.

Gesprekken zijn rijk maar ongefilterd
Een keukentafelgesprek is bedoeld om de situatie van een inwoner breed te verkennen: persoonlijke omstandigheden, medische achtergrond, woning, mantelzorg, emoties, verwachtingen, regelgeving. Juist die openheid maakt het gesprek waardevol, maar ook complex. De informatie is:

• Ongestructureerd en springt van onderwerp naar onderwerp.
• Vaak impliciet (“u zegt eigenlijk dat…”) of emotioneel geladen.
• Vermengd met details die niets te maken hebben met de formele criteria van de Wmo.

Een LLM dat deze opname ongefilterd moet “vertalen” naar een beschikking, heeft onvoldoende ankerpunten om te bepalen wat relevant is en wat niet. Daarnaast kunnen er makkelijk vertaalfouten insluipen, zo wordt “Mijn zus in Leiden” vertaald naar “Mijn zus in lijden”. Het model zal aannames doen op basis van waarschijnlijkheid, niet op basis van gemeentelijke jurisprudentie of beleidsregels.

LM’s hebben context en training nodig

LLM’s zoals ChatGPT of Claude zijn krachtig in taalbegrip, maar ze hebben gerichte context nodig om juridisch houdbare documenten te maken. Dat betekent:

• Toegang tot lokale verordeningen, beleidsregels en interne werkafspraken.
• Voorbeelden van beschikkingen en onderliggende motiveringen.
• Heldere instructies over hoe bevindingen uit een gesprek moeten worden gewogen.
• En voortdurende training en verfijning, en dat alles natuurlijk op basis van de lokale verordeningen, richtlijnen en terminologie.

Het trainen of finetunen van zo’n model voor elke gemeente vraagt enorm veel tijd, data en specialistische kennis. Daarnaast spelen privacy- en beveiligingsvragen: mag je onbeperkt audio van kwetsbare inwoners gebruiken om een model te verbeteren? Voor de meeste gemeenten is dat niet realistisch.

Het risico van juridisch zwakke beschikkingen

Een beschikking moet niet alleen inhoudelijk kloppen, maar ook toetsbaar zijn. Wanneer een inwoner bezwaar maakt, moet de gemeente kunnen uitleggen:

• Op basis van welke feiten en afwegingen de beslissing is genomen.
• Hoe de weging past binnen de Wmo-criteria en lokale regels.

Een automatisch gegenereerde beschikking uit een losse opname kan dat vaak niet onderbouwen. De kans op fouten, onvolledige motivering of onbedoelde vooringenomenheid is groot – met risico op vernietiging door de rechter.

Hoe Montr Report X het verschil maakt

Montr ontwikkelde Report X, een rapportage-app die precies inspeelt op dit probleem. In plaats van een ongefilterd gesprek te laten analyseren, begeleidt de app de professional stap voor stap door contextgebonden vragen. Alleen informatie die relevant is voor de beoordeling wordt vastgelegd, zoals:

• Huidige beperkingen en ondersteuningsbehoefte.
• Eigen kracht en inzet mantelzorg.
• Beschikbare voorzieningen en eerdere besluiten.
• Observaties die direct bijdragen aan de beoordeling.

Alles wordt gestandaardiseerd en gestructureerd opgeslagen. Overbodige of privacygevoelige bijzaken blijven buiten beeld. De antwoorden op deze vragen kunnen ook gegeven worden door deze in te spreken, snel en eenvoudig voor de consulent.

Van gestructureerde data naar betrouwbare beschikking

Omdat Report X de informatie al filtert en ordent, kan een LLM die output wél veilig verwerken:

1. Het model krijgt heldere invoer (alleen relevante velden).
2. De juridische context – verordening, beleid, landelijke Wmo-kaders – kan eenvoudig worden toegevoegd.
3. Door deze digitale output vervolgens in een LLM in te voeren wordt het veel duurzamer om zo een een concept-beschikking te genereren die logisch en juridisch houdbaar is.

De professional behoudt de regie: hij of zij controleert de motivering en kan indien nodig nuance toevoegen. Zo ontstaat een efficiënt maar verantwoord proces.

Conclusie

Het idee om een willekeurige gespreksopname automatisch te vertalen naar een Wmo-beschikking is begrijpelijk, maar niet haalbaar of wenselijk. De juridische kwaliteit, privacy en uitlegbaarheid komen in het geding zodra een LLM zonder context moet interpreteren wat er is gezegd.

Door te werken met Montr Report X kiezen gemeenten voor een oplossing die het beste van twee werelden combineert:

• Zorgvuldig vastleggen van de juiste feiten en afwegingen.
• Slimme ondersteuning door AI bij het opstellen van besluiten.

Zo kan technologie écht bijdragen aan snellere, betere en juridisch houdbare dienstverlening binnen het sociaal domein.

Tip: gemeenten die nu experimenteren met AI in Wmo-processen doen er goed aan eerst hun rapportageproces te structureren.

Met Report X hebben zij een stevige basis waarop generatieve AI veilig en effectief kan worden ingezet.

Gemeenten besparen tijd, verhogen de kwaliteit van dienstverlening en verbeteren het klantcontact dankzij een nieuwe koppeling tussen Report X en de Suite voor Sociaal Domein.

Montr en Centric hebben sinds begin 2025 de krachten gebundeld in een samenwerking die gemeentelijke dienstverlening in het sociaal domein structureel verbetert. Door een directe integratie tussen de Montr rapportage-app (Report X) en de veelgebruikte Suite voor Sociaal Domein van Centric, wordt de dagelijkse praktijk van Wmo-consulenten, klantmanagers en andere gemeentelijke professionals merkbaar efficiënter.

Efficiënter werken aan de keukentafel

De nieuwe koppeling zorgt ervoor dat medewerkers tijdens een huisbezoek met één druk op de knop alle relevante gegevens uit de Centric Suite kunnen ophalen. Denk hierbij aan cliëntinformatie, indicatiehistorie en actuele aanvragen. Na het afronden van het gesprek kunnen de gegevens die in Report X zijn vastgelegd, direct worden teruggestuurd naar de Suite, zodat de verslaglegging en verwerking naadloos doorlopen.

Deze integratie levert een flinke tijdsbesparing op in het aanvraagproces, met name bij Wmo-aanvragen en herindicaties. Gemeenten die al met de oplossing werken, zien doorlooptijden met weken verkorten – een enorme winst voor zowel medewerkers als inwoners.

Reacties uit de praktijk: snel, helder en doeltreffend

De koppeling wordt inmiddels dagelijkse op de gemeentelijke werkvloer ingezet en de eerste reacties zijn ronduit positief. Gemeenteambtenaren ervaren meer overzicht, minder administratieve handelingen en een hogere kwaliteit van vastlegging. Vooral het feit dat informatie niet meer handmatig hoeft te worden overgenomen tussen systemen wordt als groot voordeel genoemd.

Daarnaast draagt de samenwerking bij aan een meer mensgerichte benadering van het keukentafelgesprek. Doordat de techniek ondersteunt in plaats van belemmert, ontstaat er meer ruimte voor het gesprek met de inwoner. Juist door deze integratie is er meer tijd voor echt contact.

Tijdens het huisbezoek wordt gewoon gestart met een eerste kennismaking zonder pen of papier, maar ook zonder digitaal device. Pas in tweede instantie komt de verslaglegging aan bod en dat kan men nu zeer efficient doorlopen.

Het is zelfs mogelijk om de bevindingen direct in te spreken waarbij de app er vervolgens goed lopende zinnen van maakt. En waar nodig is er ook een vertaalfunctionaliteit beschikbaar zodat burgers die de Nederlandse taal minder goed machtig zijn ook goed geholpen kunnen worden.

De kracht van samenwerking: backoffice en keukentafel verenigd

Deze samenwerking laat zien hoe twee gespecialiseerde systemen elkaar kunnen versterken. Waar de Suite voor Sociaal Domein van Centric al jarenlang geldt als de ruggengraat van gemeentelijke processen, zorgt Report X juist aan de voorkant voor snelheid, gebruiksgemak en kwaliteit in het contactmoment.

De combinatie resulteert in een gestroomlijnde workflow: van gegevensopvraag tot verslaglegging en terugkoppeling naar het gemeentelijke systeem. Bovendien gebeurt dit alles vanzelfsprekend volledig veilig en privacy compliant, in lijn met de geldende wet- en regelgeving.

Consulent en burger staan centraal

Montr en Centric blijven investeren in verdere optimalisatie van deze integratie. De ervaringen van gemeenten worden actief meegenomen om de koppeling nóg slimmer te maken, bijvoorbeeld met geautomatiseerde controles, slimme sjablonen en integraties met aanvullende bronnen.

Het gezamenlijke doel: gemeenteprofessionals optimaal ondersteunen bij hun werk in het sociaal domein, zodat zij meer tijd en aandacht hebben voor de mensen die hen nodig hebben.

Nieuwsgierig? Bekijk ook de ‘solutions pagina’ op de Centric website.

In een wereld waarin connectiviteit steeds belangrijker wordt, is persoonlijke veiligheid cruciaal.

In een tijd waarin de vergrijzing en de stijgende werkdruk steeds meer gevolgen hebben voor werknemers, bedrijven en de economie als geheel, zijn drastische maatregelen nodig.

Nieuwe mensen aannemen is lastig, investeer in een hogere output per medewerker

Gaan uw medewerkers op huisbezoek? Dit heeft ook consequenties voor de RI&E

Maandag 27 september zijn de systemen van Montr getest

Snel en effectief onderzoeksresultaten vastleggen? Wij bieden u de meest flexibele oplossing.

Kortdurende uitval, of langdurige ziekteverzuim van medewerkers is iets wat iedere werkgever wil voorkomen. Zeker als het gerelateerd is aan onveilige werksituaties

Veel drempels om op digitale wijze contact te onderhouden met klanten, burgers en cliënten zijn het afgelopen jaar geslecht. Montr helpt organisaties om het klant contact op digitale wijze te versterken.