Met enige regelmaat krijgen we bij geïnteresseerde organisaties de vraag voorgelegd hoe we onze apps op de werkvloer uitrollen. We hanteren hierbij een heldere aanpak die zich ondertussen in de praktijk ruimschoots bewezen heeft. Het betreft een overzichtelijk stappenplan, ‘de drie ie’s’. Integratie, implementatie en evaluatie.
Voorafgaand stellen we twee randvoorwaarden aan de opdrachtgever: commitment van het management en daarnaast actieve betrokkenheid van de medewerkers.
We doorlopen vervolgens een drietal processtappen:
- Integratie
Plan & publish de huidige en gewenste werkwijze, en desgewenst beschrijven we samen met de medewerkers het werkproces. Ook het achterliggende en vaak al gedigitaliseerde werkproces wordt hierin meegenomen, evenals het ambulante ‘analoge’ (pen en papier) werkproces dat we middels de Montr app gaan digitaliseren.Waar mogelijk voeren we nog een nulmeeting uit om scherp te krijgen wat de huidige werkwijze aan tijd kost.
Vervolgens maken we een vertaling van de analoge ambulante werkwijze naar de Montr app. Denk hierbij aan het gestructureerd groeperen van onderwerpen en vragen. Aan het management en medewerkers vragen we de werkwijze (plan & publish) te onderschrijven. Inrichting van de app op basis van deze digitale procedures en werkwijze wordt afgerond. De 1.0 versie van uw app is beschikbaar.
- Implementatie
Nu de app gereed is gaan we aan de slag. De uitrol komt normaliter in twee smaken. Of we kiezen voor een big bang aanpak waarbij meteen alle medewerkers verplicht met de app aan de slag moeten. De andere mogelijkheid is om te starten met een groep koplopers en het gebruik van de app vervolgens stapsgewijs te vergroten. Beide methodieken zijn succesvol gebleken. De keuze hiervoor hangt met name af van het achterliggende werkproces en de organisatiecultuur.
Van belang is dat het management medewerkers de ruimte geeft aan de app te wennen. Het kost in het begin nu eenmaal wat tijd om hier handigheid in te krijgen en niet iedereen is nu eenmaal ’tech’ minded.We starten veelal met een organisatie brede kick off meeting om medewerkers in instrueren en te helpen.
Aansluitend kunnen er desgewenst ook nog follow up bijeenkomsten worden georganiseerd maar dat blijkt in de praktijk niet nodig. Medewerkers kunnen overigens altijd telefonisch contact opnemen met onze helpdeskmedewerkers, ook voor ogenschijnlijk eenvoudige vragen zoals waar de aan/ uit knop van de iPad zit.
Management in the loop: monitoring gebruik, wekelijkse feedback aan management en project team. Vervolgens wordt na twee weken tot vier weken de eerste gebruikersfeedback verzameld. Eventuele aanpassingen, fine tuning – waterkering –. Vanaf nu werken alle teamleden volledig met de app.
- Evaluatie
Drie tot vier maanden na de start van het project volgt de feedback van het complete team met management aan Montr. Vervolgens vindt -waar nodig geacht- verdere verfijning van app plaats. Daarnaast brengen we de gewenste (functionele) doorontwikkeling in kaart en spreken waar nodig een verdere release planning met u door.
