Digitale Verslaglegging bij Huisbezoeken

Anna Boom

Anna Boom

maart 29, 2024

Digitale Verslaglegging bij Huisbezoeken

In onze moderne samenleving, waar technologie een integraal onderdeel is geworden van ons dagelijks leven, is het van cruciaal belang om digitale hulpmiddelen te omarmen die het werk makkelijker en beter maken. Een gebied waar digitale innovatie een aanzienlijke impact heeft, is bij huisbezoeken en fraudeonderzoeken, vooral in de context van gemeentelijke dienstverlening. Lang niet alle gemeenten doen aan digitale verslaglegging tijdens huisbezoeken. Hier valt nog veel winst te behalen.

In dit artikel duiken we dieper in de waarde van digitale verslaglegging tijdens huisbezoeken, met een bijzondere focus op de Montr Huisbezoek app. We verkennen hoe deze technologie niet alleen de efficiëntie verbetert, maar ook de menselijke maat versterkt, en bieden praktische tips om digitale verslaglegging te verbeteren.

Het Belang van Digitale Verslaglegging

Digitale verslaglegging transformeert de manier waarop huisbezoeken worden uitgevoerd en fraudeonderzoeken worden geleid. Traditionele pen-en-papiermethoden kunnen tijdrovend zijn en fouten introduceren, terwijl digitale oplossingen zoals de Montr Huisbezoek app zorgen voor nauwkeurige, gestroomlijnde processen. Maar meer dan alleen efficiëntie is het belangrijk om te erkennen hoe digitale verslaglegging de interactie tussen ambtenaren en burgers verbetert.

Het Versterken van de Menselijke Maat

Rechtmatigheidsonderzoek is niet leuk voor betrokkenen, maar het is een belangrijke bouwsteen van ons sociaal zekerheidsstelsel. Bij het uitvoeren van controlewerkzaamheden is het zaak dit zo effectief mogelijk vorm te geven. Maar altijd met de menselijke maat voorop. Met de Montr Huisbezoek app wordt de relatie tussen ambtenaar en burger versterkt. Het is immers volstrekt transparant wordt er wordt vastgelegd. Medewerkers voeren de onderzoeken op uniforme wijze uit en er zijn verschillende functionaliteiten beschikbaar om burgers die de Nederlandse taal niet goed machtig zijn te ondersteunen. Dit vermindert onbegrip over en weer en creëert een sfeer van vertrouwen en samenwerking. Een dergelijke inzet van digitale hulpmiddelen past naadloos in de Handhavingskoers 2025 van het ministerie van SZW. 

Tekstherkenning - spraak en tekst

Voorbeeld 1 – vragen in een andere taal laten voorlezen en ingevoerde/ ingesproken tekst
(niet Nederlands) direct naar het Nederlands laten vertalen

Transcriptie compleet gesprek

Voorbeeld 2 – het is na afloop direct inzichtelijk voor belanghebbende wat er gedurende 
het gesprek is besproken. Kan thuis ook worden nagelezen. 

Praktijkvoorbeelden

Talloze gemeenten hebben al de voordelen van digitale verslaglegging omarmd. Neem bijvoorbeeld GR IJsselgemeenten, waar de implementatie van de Montr Huisbezoek app resulteerde in een aanzienlijke afname van de doorlooptijd van huisbezoeken en een verbeterde klantervaring. Maar daar bleef het niet bij. Samen met GR IJsselgemeenten is een video omgeving ontwikkeld waarmee burgers laagdrempelig virtueel contact kunnen leggen. De klanten van GR IJsselgemeenten gaven deze functionaliteit een hoge waarderingsscore. Deze tool wordt ingezet voor contactmomenten waarbij persoonlijk contact wel gewenst is, maar een huisbezoek met twee medewerkers niet altijd gewenst of noodzakelijk is. Denk bijvoorbeeld aan een aanvraag voor bijzondere bijstand.   

Burgers waarderen de efficiëntie en transparantie die digitale verslaglegging biedt, terwijl ambtenaren zich gewaardeerd voelen door de verbeterde ondersteuningstools. 
 Want er zijn ook verschillende voorbeelden waarbij gemeenten door een kwalitatief goed verslag van het huisbezoek een complex fraudeonderzoek in bezwaar en beroep stand hield.  Hier werden foto’s geïntegreerd in het verslag, en werd uitvoerig vastgelegd wat er tijdens het huisbezoek werd besproken en aangetroffen. De klant ging hier ook mee akkoord en tekende voor akkoord bij afronding van het huisbezoek.

Praktische Tips voor Verbeterde Verslaglegging

Zorg voor Training en Ondersteuning

Zorg ervoor dat alle medewerkers die digitale verslaglegging gebruiken goed getraind zijn in het gebruik van de tools en bied voortdurende ondersteuning.

Gebruik de Checklists en Templates

Maak gebruik van vooraf gedefinieerde checklists en templates om ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie wordt vastgelegd tijdens huisbezoeken.

Streef naar Duidelijkheid en Objectiviteit:

Wees duidelijk en objectief bij het vastleggen van bevindingen om misverstanden te voorkomen en transparantie te bevorderen.

Verzamel Feedback

Vraag regelmatig feedback van zowel medewerkers als burgers om de digitale verslaglegging continu te verbeteren en aan te passen aan veranderende behoeften.

Praktijkvoorbeelden

Digitale verslaglegging met behulp van de Montr Huisbezoek app biedt een uitstekende gelegenheid om zowel de efficiëntie als de menselijke maat te verbeteren bij huisbezoeken en fraudeonderzoeken. Door te investeren in deze technologie en het implementeren van praktische tips, kunnen gemeenten en andere organisaties hun dienstverlening naar nieuwe hoogten tillen, terwijl er ook meer aandacht voor de menselijke maat in de uitvoeringspraktijk komt.

Een juiste toepassing van digitale innovatie zorgt er juist voor dat de burger zich niet als een ‘nummer’ behandeld voelt. Het stimuleert betere en snellere verslaglegging, en het versterkt de transparantie. Een mooie stap voorwaarts omdat een solidair sociaal zekerheidsstelsel helaas niet enkel kan uitgaan van blind vertrouwen. 
Demo

Nieuwsgierig? Boek een korte digitale product demo