Efficiëntiewinst door Digitale Rapportage
Anna Boom
april 4, 2024
De digitaliseringsparadox – veel digitale tools maar geen productiegroei of efficiencywinst?
In de huidige tijd, waarin de arbeidsmarkt steeds krapper wordt en organisaties worden gedwongen meer te doen met minder mensen, is het verhogen van de arbeidsproductiviteit essentieel. Echter, traditionele methoden van rapporteren en inspectie kunnen inefficiënt zijn en kostbare tijd in beslag nemen. Ondanks digitale backoffice systemen en het verknopen van allerhande systemen zien we dat veel werkprocessen uiteindelijk niet (kosten) efficient genoeg zijn ingericht.
Gelukkig biedt de opkomst van digitale tools zoals de Montr rapportage app nieuwe mogelijkheden om deze uitdagingen aan te pakken en de productiviteit aanzienlijk te gaan verhogen.
De Noodzaak van Arbeidsproductiviteit Verhoging
Maar we doen toch al vrijwel alles digitaal? Het is een bekend gegeven dat de arbeidsproductiviteit in West-Europa de afgelopen decennia nauwelijks is gestegen. Het IMF waarschuwt hier bijvoorbeeld al vele jaren voor. De alsmaar verdere digitalisering leidt lang niet altijd tot meer efficiency en kostenbesparing. Deze stagnatie vormt een uitdaging voor organisaties die concurrerend willen blijven, te maken hebben met krimpende budgetten en tegelijkertijd de kwaliteit van hun dienstverlening willen handhaven dan wel verbeteren.
Het IMF heeft herhaaldelijk gewezen op de urgentie van het verhogen van de arbeidsproductiviteit als een cruciale factor voor economische groei en welvaart. Dit geldt nadrukkelijk ook voor de publieke sector. Uit recent onderzoek van PWC (2023) blijkt dat de arbeidsproductiviteit bij de Nederlandse overheid in de periode 2015 – 2021 met 9% is gedaald.
Uit het onderzoek komt overigens een gemiddeld cijfer naar voren waarbij in detail blijkt dat sommige organisaties er wel degelijk in slagen efficienter te werken. Er zijn echter ook organisaties waar de arbeidsproductiviteit met tientallen procenten is gedaald. De heldere conclusie van PWC: ‘Hogere productiviteit uitvoeringsorganisaties is noodzakelijk’.
Digitale Rapportage als Sleutel tot Efficiëntiegroei
De Montr rapportage app biedt een oplossing die aansluit bij de moderne behoeften van organisaties. Door gebruik te maken van deze intuïtieve en gebruiksvriendelijke app kunnen medewerkers snel en effectief rapporteren tijdens ambulant onderzoek en inspectie. Dit betekent dat er minder tijd wordt besteed aan administratieve taken en meer tijd overblijft voor daadwerkelijke taken en interacties.
Ondersteund door Onderzoek en Praktijkervaring
Onderzoek en praktijkervaring tonen aan dat digitale rapportage de arbeidsproductiviteit daadwerkelijk kan verhogen. Zelfs zonder te koppelen met backoffice systemen leidt deze vorm van digitalisering tot een aanzienlijke efficiëntiewinst in elementaire bedrijfsprocessen. Daarnaast zijn er tal van voorbeelden van gemeenten en bedrijven die met succes de Montr app hebben geïmplementeerd en significante verbeteringen hebben gezien in hun operationele efficiëntie en productiviteit. De businesscase valt altijd positief uit.
De gordiaanse knoop van backoffice integraties
Een veelgehoorde vereiste is dat nieuwe applicaties geintegreerd moeten kunnen worden met de oude bestaande backoffice applicaties. De hiermee te benutten tijdswinst is echter vaak miniem (waarover later meer). Vanuit het oogpunt van data integriteit is het overigens een logische vereiste. De praktijk leert echter dat veel van onze klanten al meer dan tien jaar werken aan dergelijke integraties tussen backoffice, zaak- en/ of document management systeem. Nergens werkt het helemaal effcient, niet in de laatste plaats vanwege bepaalde legacy componenten en periodieke wijzigingen in het werkproces. Dit maakt dat echter dat organisaties voortdurend bezig zijn met deze integraties aan de achterkant van het werkproces. Voor de voorkant van het werkproces is veelal weinig tijd.
Wat is de werkelijke (tijds-)winst?
De reden waarom we onze applicatie dan met de backoffice moeten koppelen is ‘tijdswinst’. Maar wanneer we deze tijdswinst gaan kwantificeren hebben we het over minuten. Adresgegevens hoeven immers niet handmatig te worden ingeklopt en het afgeronde verslag wordt bij een integratie automatisch weggeschreven.
Nogmaals vanuit het oogpunt van data integriteit is het een logische vereiste, vanuit het oogpunt van efficiency is de te behalen tijdswinst bescheiden, enkele minuten per onderzoek. Zeker wanneer je dit afzet tegen de te behalen tijdswinst door digitaal te gaan rapporteren.
Zelfs in een standalone opstelling levert het werken met de Montr app altijd tenminste 1 uur (!) tijdswinst per onderzoek/ verslag op. Veelal is de tijdsbesparing nog groter. De backoffice koppeling als randvoorwaarde om tenminste 1 uur tijdswinst te kunnen boeken doet daarmee soms wat vreemd aan. Daarbij, middels onze API kunnen we dit ook eenvoudig mogelijk maken. Vanzelfsprekend mits de backoffice leverancier hieraan wil meewerken.
Identificeer quick wins
Waar te beginnen? De efficiencywinst ligt vaak voor het oprapen zonder dat organisaties zich hiervan bewust zijn.
– Zoek naar ambulante werkprocessen waar verslaglegging nog met pen en papier plaatsvindt omdat dit ‘niet anders kan’. De argumenten zijn vaak achterhaald en omdat iedereen hier vaak met een boog omheen loopt kan de efficiency winst groot zijn.
-De echte winst zit in de werkprocessen waar veel klantcontacten zijn die nu nog niet of met pen en papier worden vastgelegd. Tweeduizend herindicaties, met anderhalf uur tijdswinst per onderzoek en een versnelling in doorlooptijd van enkele weken per indicatie levert een tevreden bestuurder op en bijna een fte tijdswinst (jaar) die nu voor andere zaken kan worden ingezet.
-Duik de niche werkprocessen in. Pak kleinere, overzichtelijke ambulante processen die zich tot op heden niet laten digitaliseren. Snel en effectief testen en bij succesvolle validatie snel opschalen.
-Zoek naar werkprocessen die overzichtelijk zijn, deze laten zich vaak sneller en eenvoudiger vertalen naar een digitale rapportage applicatie
-Zoek de juiste sponsors binnen het team ambulante medewerkers. Er zijn altijd enkele collega’s die enthousiast worden van nieuwe ontwikkelingen op hun werkterein. Laat ze meedraaien in de inrichting van de applicatie, laat ze meedenken over optimalisatie in het werkproces en laat ze proefdraaien. Zodra deze groep enthousiast is gaan de overige collega’s vanzelf mee.
Praktische Tips voor Implementatie
Om de voordelen van digitale rapportage te benutten, is het belangrijk voor organisaties om een duidelijk implementatieplan te hebben. Enkele praktische tips zijn:
– Investeer in training. Zorg ervoor dat medewerkers vertrouwd zijn met de functies van de Montr app en hoe ze deze efficiënt kunnen gebruiken.
– Gebruik feedback voor verbetering: Luister naar de ervaringen van medewerkers en pas de app indien nodig aan om aan hun behoeften te voldoen.
– Promoot een cultuur van digitalisering: Moedig het gebruik van digitale tools aan en beloon innovatieve ideeën die de efficiëntie verhogen.
Conclusie
In een tijd waarin organisaties worden geconfronteerd met toenemende druk om meer te doen met minder, is het verhogen van de arbeidsproductiviteit van cruciaal belang. Digitale rapportage met de Montr app biedt een effectieve en laagdrempelige manier om deze uitdaging aan te pakken.
Door te investeren in digitale tools en een cultuur van digitalisering te bevorderen, kunnen organisaties aanzienlijke efficiëntiewinst behalen en een concurrentievoordeel behouden in een snel veranderende wereld.
Over de Montr App
De Montr rapportage app is een veelzijdige tool die organisaties helpt bij het efficiënt rapporteren tijdens ambulant onderzoek en inspectie. Met een intuïtieve interface en krachtige functies, stelt de app gebruikers in staat om snel en effectief gegevens vast te leggen en te delen. Voor meer informatie over de Montr app en hoe deze uw organisatie kan helpen, bezoek https://montr.nl/report-x/
Door de implementatie van digitale rapportage met de Montr app kunnen organisaties de efficiëntie verhogen, de arbeidsproductiviteit verbeteren en een concurrentievoordeel behouden in een snel veranderende wereld.